Onderschat nóóit de notulist

Sinds 2005 notuleer ik ongeveer honderd vergaderingen per jaar. Van al dat luisteren ben ik intussen een stuk slimmer geworden. In feite volgde ik in al die jaren – volledig geconcentreerd – zo’n zevenhonderdvijftig hoorcolleges.

Naast de inhoud van een vergadering blijft het vergaderproces net zo goed razendinteressant. Ook daarover heb ik veel kennis opgedaan. Helaas zijn de meeste voorzitters zich nauwelijks bewust van de kennis en inzichten die een notulist doorgaans meebrengt. Wie een verslag van een vergadering maakt, heeft het feilloos in de gaten als de hoofdzaak van een discussie onaangeroerd blijft, als afspraken onduidelijk blijven, of als timide deelnemers wel iets wíllen bijdragen maar worden ondergesneeuwd door praatgrage collega’s.

Toch zijn er ook voorzitters die juist gebruikmaken van al die kennis, door de notulist op enig moment tijdens of na de vergadering spreekrecht te geven. Zo lang dit soort extra taken de objectiviteit van mijn verslag niet in gevaar brengen, waag ik me er graag aan. Ik herinner me bijvoorbeeld een werkgever die mijn hulp vroeg bij het opstellen van een verstandig perscommuniqué na vastgelopen cao onderhandelingen. Of een or die me om raad vroeg over zijn onderhandelingen met een sluwe bestuurder. En een gespreksleider die me na een serie interviews vroeg wie ík eigenlijk zou aannemen. Allemaal zaken waar ik me met mijn gezonde notulistenverstand best mee durf te bemoeien.

Dus voorzitters: onderschat nooit uw notulist, maar daag haar uit.

Geef een reactie

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *